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高效工作的4個關鍵詞,你懂了嗎?

2015-9-10 15:59| 發布者: admin| 查看: 1614| 評論: 0

摘要:   “為什麽他完成了今天的工作,我卻沒有做完?”“同樣的工作,為什麽領導隻誇他?”很多人都會問為什麽,因為你還沒做到高效!高效可以通過兩個維度來展現——效率和效益。對企業而言,高效可以實現令人滿意的投 ...

  “為什麽他完成了今天的工作,我卻沒有做完?”“同樣的工作,為什麽領導隻誇他?”很多人都會問為什麽,因為你還沒做到高效!高效可以通過兩個維度來展現——效率和效益。對企業而言,高效可以實現令人滿意的投入產出比,對業務而言,高效是工作業績成果輸出的重要前提;對個人而言,高效意味著擁有超強的綜合能力。

  一個人是否高效,與時間、工作量以及效果有關。在合理的情況下時間越短越好,工作量越大越好,而效果正是用來分析時間和工作量的。實現,要做好以下四步:

  第一步:合理規劃——有計劃、有流程。把每份工作的流程和時間表安排合理,掌握時間節點,有計劃地進行實施,清楚自己該做什麽,確保工作任務順利完成。

  1、在付諸行動之前,製定可靠的行動規劃。規劃好自己的工作路線,要考慮到很多因素,比如想要的結果、可能受到的約束、未來要做出的修改以及應該怎樣安排自己的時間。雖然會很麻煩,但是一份合理的規劃能夠增強工作預見性,指引你更好地工作。

  2、使用進度表把工作“視覺化”。每天的工作有很多,但是又必須長期地延續下去。所以要學會把每天的任務列出來,附上截止日期,完成之後把它劃掉,這樣就知道目前完成了多少,還剩多少,距截止日期還有幾天,之後再根據時間來安排餘下的工作。

  第二步:尋找方法——美中貿易全國委員會主席唐納德.C.伯納德在《提高生產率》一書中講到提高效率的“三原則”,即為了提高效率,每做一件事情時,應該先問三個“能不能”:即能不能取消它?能不能把它與別的事情合並起來做?能不能用更簡便的方法來取代它?找對正確的工作方法,在規定時間內完成任務,能達到事半功倍的效果。

  1、改進工作方法。如果感覺自己的工作效率過低,可以對現行的方法進行仔細分析,找出不合理和浪費時間的部分,加以改進,用另外一種方式進行工作。

  2、化繁為簡。把複雜的事物簡明化,防止忙亂,做到事半功倍。

  3、完成一件工作之後,盡早地寫下解決問題的訣竅。絕大多數人隻滿足於結果,而很少去注意其過程。一定要以備忘錄的方式,把工作的經驗與不足記錄下來。這樣下次既不會犯同樣的錯誤,也不會在同一個地方浪費時間,相反還提高了工作效率。  

  第三步:保證質量——質量的保障是工作的前提。確保自己的行動計劃和信息需求能夠得到同事的理解,學會與同事分享自己的計劃,征詢他們的意見。大家明確了目標之後,可以在無壓力的情況下展開工作,不會草草了之,從而使工作質量得到了保障。

  追求高質量,讓工作推進的每個階段都滿足預定的要求。例如開會,會議前如果大家不了解會議流程和討論主題,就需要花很多時間解釋,會導致其他同事時間的浪費。所以,要取得高效,就必須在會前拿出相關討論材料和時間安排,讓會議富有建設性,確保會議能解決問題,達到既定目標。                         

  第四步:調整心態——不論組織還是個人,擁有良好的心態才能取得高效。據媒體調查,72.8%的人坦言自己患上了“拖延症”。事情就擺在眼前,可就是一拖再拖,不到最後一秒不行動。這跟心態有很大的關係,而這樣怎麽可能做到高效呢?

  1、以好的心態來對待工作。工作是施展自己才能的好舞台,無論做什麽工作隻要腳踏實地沉下心來做,總會有收獲。對待工作的心態,直接影響工作的好壞。古羅馬哲學家給人類提供了偉大的見解:沒有卑微的工作,隻有卑微的工作態度。

  2、冥想能幫助提升大腦自控力。培生英語企業方案亞太區總經理林峰在接受《世界經理人》采訪時說到,“在準備一件很重要的事情之前,我會坐下讓自己的心平靜下來,好好調整一下狀態,然後把我的能量進行一次簡單的分布,並且集中注意力在一件事情上,這樣的效率會非常高。”

  遇到麻煩,先讓精神放鬆,再接著工作。比如被上司批評,你可能會苦惱很長一段時間。即使勉強地工作,效率也不會提高。這時不妨讓自己放鬆一下,冥想一會兒,再以一種積極的心態投入工作。

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