浙江AG手机版管理谘詢有限公司

管理者要學會處理好三類時間

2015-9-10 15:49| 發布者: admin| 查看: 1495| 評論: 0

摘要: 管理者最重要的管理能力是對自我的管理。換句話說,用於自我管理的“自由時間”是最具價值的。而獲得更多“自由”的最直接因素,就是平衡好花在工作上的三類時間:被上級占用的時間、受組織支配的時間以及個人支配的 ...
管理者最重要的管理能力是對自我的管理。換句話說,用於的“自由時間”是最具價值的。而獲得更多“自由”的最直接因素,就是平衡好花在工作上的三類時間:被上級占用的時間、受組織支配的時間以及個人支配的時間。
 
不久前的一個調查顯示,大企業中層管理者在被問及工作中最缺乏的資源是什麽時,回答最多的竟然不是組織賦予的權力或者物質資源,而是時間。而在被問及日常管理中的最大願望時,回答最多的則是“希望下屬別讓我操心”。因此,可以認為,管理者尤其是中層管理者的時間,主要被“浪費”在了對下屬的管理上。
 
在某種意義上,現代組織中的所有管理者都是“中層”——沒有人再有機會做擁有絕對權力的一把手(即便是CEO、總裁,仍然需要麵對董事會、監事會和相關現代管理機製的約束)。因此,現代管理者除了要學會管理下屬,同時也要學會管理上級、平級以及自己。根據研究,管理者最重要的管理能力是對自我的管理。換句話說,用於自我管理的“自由時間”是最具價值的。而獲得更多“自由”的最直接因素,就是平衡好花在工作上的三類時間:被上級占用的時間、受組織支配的時間以及個人支配的時間。
 
被上級占用的時間:最剛需也最難管理
 
很多自稱能力超強的員工都會想:如果沒有上級,我的工作就好做多了。但是,隻要是工作,就必然有上級。而管理中有一條鐵律:上級和老板製定規則。
 
既然上級說了算,對於下屬來說,讓上級對自己滿意,無疑好處大大的。但是,取悅上級也需要花時間,而處理令上級不滿的事情,需要花的時間更多。
 
例如,某中層員工因為忙於處理下屬的錯誤,不小心自己也犯了一個錯誤:沒有及時向上級報告工作進展。結果上級在工作快要結束時才發現他工作中存在一個大問題,不得不進行調整、返工,弄得雙方都措手不及,非常尷尬。於是,上級接受了“教訓”——在給這名員工布置任務後,還布置了一大堆需要“及時”匯報的任務。這使得後者被迫多花了很多時間,比起事先告訴上級整件事的來龍去脈要麻煩多了。
 
我們做工作如何才能總是得到上級的認可?最好的回答是:上級想讓你做什麽,你就做什麽。如果你不想做上級讓你做的事,那麽就去改變上級的想法。但無論如何,你一定要做上級吩咐的事。
 
這並不是說對上級要唯命是從。當你不讚同上級交給你的事情時,你要站在對方的位置上換位思考,並提出一些更好的備選方案。我們稱之為“忠誠反對”。如果能說服上級接受你的方案,那當然好;如果說服不了,你就必須按他的要求去做。
 
任何一名資深員工都會體會到:贏得老板的認可比把工作做好還要費時。但請相信:如果沒有用足夠多的時間迎合上級,你就得被上級占用更多的時間。這也意味著你能花在同事、副手、下屬以及自己興趣愛好上的時間會越來越少。
 
受組織支配的時間:最厭煩但最必須
 
受組織支配的時間,是指我們花費在行政事務上,以及花費在滿足除上級和下屬以外的人(即同事、副手)相關要求上的時間,這些要求存在於每一個組織內部。受組織支配的時間包括閱讀行政文件、參加例行會議、接打必要的電話等。
 
例如,你的秘書跳槽了,那麽用人力資源專業術語來說,就是你的部門出現了一個“待填補空缺”(招到人後稱之為“已填補空缺”)。倘若你讓人事部門為你招聘一個新秘書,他們會要求你填寫一張表格,列明該工作的具體職責等等。你應付這些事情所花的時間,就叫作受組織支配時間,也有人稱之為繁文縟節或官僚僵化。
 
其實每一個組織機構內部都存在繁文縟節,因為行政部門負責各級管理的人手總是不足。一名行政人員曾這樣向一名中層管理者解釋:“你們提出的要求是無限的,而我們能做的事情絕對是有限的。”麵對眾多的要求,行政人員為了避免混亂,也為了讓自己的工作更加井然有序,會推行各種各樣的政策、程序、手冊等。很多人抱怨繁文縟節浪費時間,但是,不付出受組織支配時間的後果更嚴重。
 
舉一個某經理報修椅子的例子:某經理很忙,椅子壞了讓他著急上火,以至於在打電話報修的時候對采購員說了髒話。采購員回敬他:“更換辦公用品,要親自到采購部填寫書麵申請表格。”該經理不得不去了一趟采購部,抑製住怒火填好了表格。10天後(那時他還在期待著新椅子),那張表格出現在他的**籃裏,上麵附著一張便條:“對不起,我們無法執行這項申請,因為9號表格裏的授權號填錯了。”該經理氣得臉都綠了,他打電話給采購員,大罵了一通。當他最終冷靜下來後,自己動手修好了椅子。
 
沒有行政人員的配合,我們就無法做好日常管理工作。而且,他們求不著我們,但是如果我們缺了他們,卻會寸步難行。所以,為了在組織中生存下去,我們不得不照章辦事,服從組織機構的繁文縟節。如果我們為省時間而自作聰明,打了折扣,他們就會懲罰我們,讓我們付出更大的代價,也就是讓我們花費更長的時間受組織支配。
 
個人支配的時間:最重要但最易被忽視

 
可自由支配的時間是指我們實現自身價值——比如創造、革新、領導、規劃和組織所花費的時間,也包括完成自己決定要做的事情,而不是迫於老板、同事和下屬的要求才去做的事情——所花費的時間。對一個要發展、要進步,至少是不想被淘汰,想保有市場競爭力的公司來說,這些工作都是必須的。
 
因此在以上三類時間裏,個人支配的時間是重中之重。在組織機構中,隻有在這段時間裏我們才能夠展示自我,遵從個性。在上級占用的時間裏,上級的要求高於我們的個性;在受組織支配的時間裏,配合位於首位。因此,隻有利用好個人支配的時間,我們才能為公司做出獨特的貢獻;如果沒有個人支配的時間,我們就無法成為工作的主人。
 
但不幸的是,當壓力源源不斷地湧過來時,最先被擠掉的就是可自由支配的時間,幾乎每個管理者在曆經幹錘百煉之後,都會深深地明白這一點。
 
為什麽呢?問題出在激勵製度上。如果我們不遵從上級的意願辦事,就會背上不服從管理的罪名;如果我們不按照公司的規章條款辦事,就會背上不合作的罪名;如果我們不兌現對下屬的承諾,就會背上拖延的罪名。在一個公司裏,我們都非常不情願背上這些罪名,原因是——對別人的要求不上心的人,很快就會吃不了兜著走。
 
如果管理者沒有在可自由支配的時間裏完成他想做的事,會受到什麽懲罰?答案是:不會有懲罰,至少在短期內沒有,因為沒人會立刻感受到做與不做的區別。
 
因此,當兩件事——管理者自己想做的事(不做也不會馬上招致懲罰)和如果不做便會背上不服從上級、不合作或拖延之罪名的事——起了衝突,不用猜也會知道管理者會優先考慮做哪一件。
 
雖然從短期來看,喪失了可自由支配的時間可能不會帶來麻煩,但從長遠來看,這對公司以及個人都非常不利。對公司來說,要是員工不能在唯一可創造價值的可自由支配時間裏為公司做出貢獻,那麽公司將無法生存下去,更不要談什麽發展空間了。也就是說,如果員工沒有可自由支配的時間,那麽公司就不具備創造性、革新能力和能動性。對個人來說,在公司裏絕不會有時間去自主地創造、革新、開辟天地。
 
那麽,當一個管理者發現自己總是不斷地被迫在與上級、同事和下屬的互動中掙紮或糾結時,應該怎樣擺脫困境呢?
 
如何獲得更多的個人時間

 
盡管處理好這三類時間都是必要的,但必須先選一類下手。首先應該砍掉下屬占用的時間,原因有兩個:第一,下屬占用的時間不屬於管理者的日程安排。第二,任何調整都會使一部分人焦慮和受害,如果非做不可,就選擇權力最弱、對自己形成不良影響可能性最小的人,這當然是最穩妥的。
 
所以,最先拿下屬占用的時間開刀,把砍下來的時間花在自己身上(因為個人支配的時間是可自由支配的時間和被下屬的事纏身的時間之和)。
 
有個故事能很好地說明上述理念:兩個同伴在森林裏遇到了熊,兩人拔腿便逃。當熊快要追上他們時,其中一人趕忙穿上運動鞋。他的同伴說:“就算這樣,你還是不可能比熊跑得快。”那人回答說:“我沒必要比熊跑得快,隻要比你跑得快就行了!”
 
但是,即使你跑得比同伴快,熊還是緊跟在你後麵。同理,雖然一個管理者擺脫下屬的糾纏能讓自己的工作更快一步,但是其他的煩心事——上級和同事的要求、下屬的合理請求——仍然層出不窮。好在砍掉下屬占用的時間能讓他獲得可自由支配的時間,得以有一些空閑時間去處理其他的事情。
 
一旦獲得了可自由支配時間,就要充分地利用它,把它作為**,讓它成長並產生價值。
 
首先,對上級,要花時間去琢磨如何滿足他的要求,以贏得信賴,為自己爭取更多的可自由支配的時間。
 
例如,之前有許多工作必須上級點頭同意才能去做,他想要預先了解你的工作計劃,以防你出錯。工作匯報也許會花很多時間,但是,與上級確認的好處很快就能顯現出來,隨著一個個項目的成功,上級會越來越消除對你辦事能力的疑慮,最後會放手讓你全權負責後續項目,而隻需你在月度甚至季度報告裏向他做出報告。這會為你倆都節省不少時間。
 
對同事也應該采取類似做法。有的管理者一開始全憑權威處理事情,很快會發現這樣隻會使得自己越來越忙,而且無法提高效率。而一旦獲得可自由支配的時間,就能逐漸開始建立人脈,然後會發現自己與同事的關係越和諧,他們越願意配合你的工作,根本不用費太多的力氣。
 
與上麵提到的那個換椅子的案例做個對比:有個中層管理者說,過去她在因為某事急需一位行政部門同事的幫助時,對方無非就是例行公事地答複:“請填寫表格,我們會處理的。”但在最近幾個月,她投入了一些可自由支配的時間,試圖與行政部門同事建立更好的關係。當她急需幫忙時發現,不用費盡心機,他們就會全力地配合她。
 
對下屬也一樣。既然我們現在都知道了自由時間的重要性,也知道了自由來自上級的信任和同事的熱情,我們就應該嚐試逐漸給下屬更多的自由,也更加積極地去配合同事。下屬越自立,同事越積極,意味著你的可自由支配時間越多。

聯係我們|登錄|浙江AG手机版管理谘詢有限公司

GMT+8, 2019-12-28 21:01 , Processed in 0.084682 second(s), 14 queries .

地址:杭州市西湖區文一西路522號西溪科創園1幢3單元    電話:0571-85152185 

Copyright © 2002-2016